士業事務所向け90分AI研修|ワークシート(A4・全2ページ)

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士業事務所向け90分AI研修 1 / 2|業務ヒアリングシート(1/2)

業務ヒアリングシート(1/2)業務の洗い出し

属人化していて、何度も発生している業務を2つまで書き出し、それぞれについて質問に答えてください。まず「業務 1つ目」だけ埋めればOKです。余裕があれば「業務 2つ目」も。

事務所名
氏名
日付
業務の洗い出し
Q1属人化していて、何度も発生している業務は?(業務名を記入)

申請・届出書類の作成

業務 1つ目
業務 2つ目
Q2その業務にかかっている時間は?(1回あたり/月あたり)

1回あたり40分/月あたり10時間

業務 1つ目
業務 2つ目
Q3処理の頻度は?(毎日/週1/月1/不定期 等)

月15回程度(週3〜4回)

業務 1つ目
業務 2つ目
Q4費用がかかっている場合、その業務にかかっている費用は?(人件費はおおよその時給換算で)

時給2,000円×月10時間=月2万円

業務 1つ目
業務 2つ目
Q5現在のやり方・手順は?(誰が、何のツールで、どんな処理をしている?)

担当Aが顧客から届いた資料をもとにExcelと役所の様式へ手入力

業務 1つ目
業務 2つ目
士業事務所向け90分AI研修 2 / 2|業務ヒアリングシート(2/2)

業務ヒアリングシート(2/2)業務の詳細

1ページ目で書き出した業務について、さらに詳しく教えてください。こちらもまず「業務 1つ目」から。余裕があれば「業務 2つ目」も。

事務所名
氏名
日付
業務の詳細
Q6プロセス(やり方・手順の詳細)(手順1→2→3…)

顧客から資料を受領→台帳に転記→様式に入力→添付書類を確認→有資格者(所長)が最終確認→提出

業務 1つ目
業務 2つ目
Q7どんなデータ・情報を持っている?(形式やファイルの種類)

Excel台帳、紙の受領資料、PDFの様式

業務 1つ目
業務 2つ目
Q8最終的に必要な成果物やデータの形式は?

提出済み書類の控え(PDF)と進捗台帳(Excel)

業務 1つ目
業務 2つ目
Q9現状の問題点は?(時間がかかる、ミスが多い 等)

転記ミスが起きやすい・提出期限前に集中する

業務 1つ目
業務 2つ目
Q10理想の改善像は?(どうなれば嬉しい?)

転記と下書き作成が自動化され、人は最終確認だけ

業務 1つ目
業務 2つ目

Q11. 自由記入欄

現時点で「こういうのAIでできないかな?」と思うことがあれば、自由にご記入ください。